25 märts, 2017

 

1. Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Kambja Vallavalitsus ja Kambja Vallavolikogu töötlevad isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusest, avaliku teabe seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Sisemise töökorraldusega püüame teha kõik, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks ning asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusse. Isikuandmete kaitseks ja õiguspäraseks töötlemiseks oleme kasutusele võtnud nii organisatsioonilised, füüsilised kui ka infotehnilised turvameetmed (isikuandmete kaitse seaduse § 25).

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Dokumente säilitatakse Kambja Vallavalitsuses vastavalt dokumentide loetelus märgitud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

2. Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Kambja Vallavalitsuse digitaalses dokumendiregistris.

Avaliku teabe seadusest (§12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirja saatjaks on asutus või juriidiline isik, on avalikus vaates näha asutuse/juriidilise isiku nimi ning ka dokumendi allkirjastaja nimi.

Elektrooniliselt või paberkandjal saabunud kiri, kui see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on avaliku teabe seaduse § 12 lõike 41 alusel dokumendiregistrist kõigile kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.

Isikuandmete aktiivseks avalikustamiseks peab eksisteerima seadusest tulenev selgesõnaline volitus. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatakse teave, mis sisaldab eraelulisi või delikaatseid isikuandmeid.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Kambja Vallavolikogu ja Kambja Vallavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused) ning istungite ja komisjonide koosolekute protokollid on igaühele kättesaadavad dokumendiregistri kaudu. Kambja Vallavolikogu ja Kambja Vallavalitsuse määrused avaldatakse Riigi Teatajas, neid dokumendiregistri kaudu ei avalikustata. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisu on asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave.

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded“. Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:

1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avalikustamisele Riigi Teatajas.

3. Kandideerimine Kambja Vallavalitsuse töö- või ametikohale. Muud konkursid

Värbamise ja valiku protsessis laekunud dokumendid registreeritakse vastavalt Kambja valla ühtsele asjaajamiskorrale. Värbamise ja valiku käigus kandidaatide esitatud dokumente ja muid valiku- ja värbamisprotsessi käigus tähtsust omavaid dokumente säilitatakse 3 aastat valiku lõppotsuse tegemisest.

Konkursil osalejate andmeid ei avaldata teistele kandidaatidele ega isikutele, kes värbamis- ja valikuprotsessis ei osale. Kandideerija dokumentidele võimaldatakse juurdepääs isikutele, kes on seotud konkursi otsustusprotsessiga. Ei avalikustata ka teavet inimese osalemise kohta konkursil.

Teave kandidaadi tööle võtmise või ametisse nimetamise kohta on avalik.

4. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja ja saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Need andmed on isiku eraelu puudutav teave ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Juurdepääsupiirangute juhud sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).

Vallavalitsus väljastab vaatamata juurdepääsupiirangule dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui vallavalitsusele saadetud või vallavalitsuse väljastatud kirjaga soovitakse tutvuda teabenõude korras (avaliku teabe seaduse 3. peatüki alusel), otsustatakse teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Alati kaetakse väljastatavas dokumendis kinni kirja saaja/saatja kontaktandmed (aadress, e- posti aadress, telefoninumber).

Vallavalitsus avaldab isikuandmeid oma töös ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, so asja lahendamiseks hädavajalikus mahus. Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigete 2 ja 3 alusel võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel tutvuda toimiku ja dokumentidega ametiasutuses ametiisiku juuresolekul.

Eriseadustest tulenevalt on vallavaltisusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusealune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikus ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab vallavalitsus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikus ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (va korruptsioonivastase seaduse § 6 lõike 2 alusel korruptsioonijuhtimist teatamisel ning lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel). Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

5. Õigus tutvuda enda andmetega

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on igaühel õigus tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Andmesubjektil on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist. Andmete väljastamise eest paberkandjal võib isikuandmete töötleja alates 21. leheküljest nõuda tasu 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Vallavalitsus keeldub dokumentidega kohapeal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

1) kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;

2) takistada kuriteo või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;

3) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riigiportaali eesti.ee (rubriik „Kodanikule“) kaudu saab igaüks vaadata enda andmeid enamikes riiklikes andmekogudes. Sisselogimisel toimub isiku tuvastamine (vajalik ID kaart).

Kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.